搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟
在職場打滾多年，我已經養成維護代辦清單以及保持收件匣清空的習慣，然而卻依舊逃不出被工作追著跑的命運。每當想要專心完成手上的事情，就會被一個臨時出現的事項打斷；沒有即時記錄專案的變更，結果到了死線前才發現遺漏的需求；總覺得雜事只會越積越多，永遠沒有做完的一天，甚至搞到工作生活無法平衡。久而久之，即使難得遇上沒事的空檔，自己都會懷疑是不是還有什麼事情沒有爆開？直到我遇上了「搞定」( Getting Things Done )這套工作捕捉系統。
搞定 ( GTD ) 與其他省產力系統有什麼不同?
GTD的作者——大衛·艾倫在長年的生產力顧問生涯中發現，任何的工具都不足以讓你的一天超過24小時，也無法幫你簡化每天的生活內容，或者替你做出艱難的選擇，所以明白你必須釐清在任意的時間點有哪些事情是你應該做的。
如果你曾聽過神奇的數字：7±2，那麼GTD也是一個類似的概念。簡單來說，由於盤踞在你腦中問題的數量越多，則解決問題的效率就會越低。而任何存在於內心的“將會、可能、應該”的事務，都會造成非理性和無法排解的全天候壓力，因此我們需要一套方法來收集所有懸而未解的事，無論大小、輕重、緩急，只要是那些等待處理的、需要改進的、引起注意的事都收集起來，把一切事務趕出大腦！
本書中的這套方法，完全基於三個主要目的：
- 收集所有需要處理或者對你有用的事情：藉由把它們置入一個脫離大腦意識的、條理分明的、可靠的系統中，就可以欺騙你的大腦認為這些事已經經過妥善處理，並為思緒騰出空間。
- 在獲取任何代辦事項的前期就進行分析和決策：確保隨時擁有一套可以執行“下一步行動”可行清單，能更彈性的安排工作並提供高效的生產力。
- 管理、協調所有相關工作：所謂的工作項目，最終都代表某種對自己或他人的承諾，能夠管理好工作便更有機會履行你所做出的各種承諾。
當利用你的智慧去清空你的大腦，你就能管理各項工作，並在快樂享受生活的同時，高效地處理工作中的事務。一旦掌握了適當的技術，處理事物就會變成一種充滿快樂和安寧的無壓力體驗，一個安排你所有生活內容、促進正確看待所有生活難題的過程。
實現生活目標的系統
我們需要把接收到的資訊都轉化成包含重要行動、專案和有用資訊的明確清單。當資訊對行動具有推動作用時，它就是有益的；當資訊成為行動的替代品時，它就會成為行動的障礙。想想你腦中的那些未竟之事，有那些僅僅只是因為沒有規劃下一步行動而陷入困境的？
接下來我們來看看GTD是如何歸納資訊的。當我們收到資訊時，首先確認它是什麼？以及如何處理：
- 無用的垃圾：沒必要保留
- 目前不需要，但日後可能要處理：放入“將來/也許”清單
- 具有潛在有用資訊：放入“參考資料”
- 能很快完成的行動：立即執行
- 無法很快完成但是自己不適合做的行動：委託他人
- 無法很快完成而且需要自己做的行動：放入“下一步行動”清單
由此我們可以發現，事實上只有進入“下一步行動”清單的事情才是我們真正需要做的，大部分的事務在歸納過後就只要回顧即可。而“下一步行動”清單中有些項目：
- 有嚴格的時間限制：放入“日程表”
- 需要多個步驟才能完成：為此事務建立“專案”
GTD提供的這些指導原則可以幫助你有條理地歸納資訊，並從中分離出可行的下一步行動”，當你考慮了情境、時間、精力這三項條件後，你就能夠決定該執行哪個行動選項。透過掌控各個行動選項，你將發現這一連串完善我們行動的持續努力，將幫助我們實現一切生活目標。
後記
在嘗試GTD後，我發現執行生活雜事跟工作大事的壓力都快速減輕了，雖然實際上的工作並沒有消失，但我對於現況的掌握度卻大幅提升。
這種變化體現在我能有信心地面對“現在不做”以及“不做決定”的事務，畢竟我確定它們已經被歸納進系統了，等需要的時候再查看即可，我可以先把心力放在現在更重要的事情上。
我推薦所有被雜事所困的人們都應該嘗試GTD，雖然這邊已經列出了指導原則，但是書中還介紹了在不同工作環境實踐GTD的方法，十分值得參考！